Surge Mechanisms (RO, HQ Core Team, COSP, ASP, SBP)

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Last updated: Jun 13, 2022 by FIS
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Overview

Surge mechanisms typically available to an OCHA field IM unit include 1) regional offices, 2) HQ Core Team and COSP, 3) associate surge pool, and 4) stand-by partners.  Each mechanism is used in different phases of an emergency, sometimes they can be overlapping and each has a different duration.

Process

  1. Identification of staff need and approximate duration, normally this is initially discussed informally with the field staff and OAD. 

    1. FIS can help identify the profile of IMO needed and discuss the most appropriate surge option.

    2. The regional office is the first line of support and the request usually goes straight from Country Office to Regional Office, typically from Head of Office to Head of Office.  

  2. If HQ Core Team, COSP, SBP or ASP is required then a formal request is needed. (FIS can help her as well)

  3. Keep in mind the duration of temporary staff and work with FIS and OAD to ensure that longer-term needs are being addressed.

Regional Office (RO)

OCHA Regional Offices are the first line of support for OCHA field offices.  RO staff can deploy quickly for small, medium and large-scale emergencies.

HQ Core Team and Country Office Surge Pool (COSP)

For OCHA staff only, these are internal mechanisms for temporary deployments of OCHA staff during an initial emergency phase, normally for 6 to 12 weeks depending on the context. 

A message is sent out to OCHA staff to express interest when the pools are updated.

Associate Surge Pool (ASP)

A pool of external pre-cleared humanitarian experts available to deploy for mid-term surge assignments. The pool includes former OCHA staff as well as experienced humanitarian professionals new to OCHA. ASP members deploy on an expedited Temporary Appointment as OCHA staff members normally for 3-6 months.

The rosters are advertised on https://careers.un.org/  when they are about to be renewed.

Stand-By Partnership Programme (SBPP)

A central element of OCHA’s sustained efforts to strengthen its response capacity to new and escalating humanitarian emergencies. In a context of ever-increasing demands on limited funds, external Stand-By Partner organizations provide ‘gratis’ humanitarian experts for temporary support to field offices.  SBPPs normally deploy for 3 and up to 6 months.  This mechanism is not intended to be used long-term.

These rosters are managed by other organizations (see SBPP Guide).

When an office would like to request a SBP, it will need to submit a SBPP request form.

Mécanismes d’intervention (RO, HQ Core Team, COSP, ASP, SBP)

Description

Les mécanismes d’interventions typiquement mis à disposition d’une unité IM d’OCHA sur le terrain comprennent :

  1. Les bureaux régionaux (RO)

  2. L'équipe "HQ Core Team" du siège et le Country Office Surge Pool (COSP) des bureaux pays

  3. Réserve d’intervenants associés (Associate Surge Pool - ASP)

  4. Stand-by partners (SBP - Partenaires de secours de l’ONU).

Chacun de ces mécanismes peut être sollicité à des stades différents des urgences, ils peuvent se chevaucher et ont des durées différentes.

Processus

  1. Il faut identifier les besoins en personnel et la durée approximative, ceci fait généralement l’objet d’une discussion informelle avec le personnel sur le terrain et la Division des Opérations et du Plaidoyer (Operations and Advocacy Division – OAD).

    1. L’équipe FIS peut aider à identifier le profil de l’IMO nécessaire et à discuter de l’option d’intervention la plus appropriée.

    2. Le bureau régional constitue la première ligne de soutien. Si ce mécanisme est utilisé, alors la demande est faire du bureau pays vers le bureau régional, généralement de chef de bureau à chef de bureau.

  2. Si HQ Core Team, COSP, SBP ou ASP, alors une demande formelle est requise. (Ici aussi, l’équipe FIS peut apporter son soutien).

  3. Gardez à l'esprit la durée du personnel temporaire et travaillez avec l’équipe FIS et OAD pour vous assurer que les besoins à long terme sont bien pris en compte.

Bureau régional (RO)

Les bureaux régionaux d’OCHA constituent la première ligne d’appui aux bureaux locaux d’OCHA. Le personnel des RO peut être déployé rapidement en cas d’urgence de petite, moyenne ou grande envergure.

L'équipe "HQ Core Team" du siège et le Country Office Surge Pool (COSP) des bureaux pays

Ces mécanismes sont internes à OCHA, ce sont des mécanismes de déploiement temporaire du personnel d’OCHA pendant la phase d’urgence initiale. La période de déploiement est généralement comprise entre 6 et 12 semaines, selon le contexte.

UN message est envoyé au personnel OCHA pour exprimer leur intérêt lorsque les pools sont remis à jour.

Réserve d’intervenants associés (ASP)

Une réserve d’experts humanitaires externes pré-agréés est disponible pour être déployé sur des missions d’intervention à moyen terme. La réserve comprend : des anciens membres du personnel d’OCHA ainsi que des professionnels de l'humanitaire expérimentés nouveaux dans OCHA. Les membres de l’ASP sont affectés à un poste temporaire (par recrutement accéléré) en tant que membre du personnel d’OCHA, et ce, généralement pour une période de 3 à 6 mois.

Les rosters sont annoncés sur https://careers.un.org/ lorsqu'ils sont sur le point d'être renouvelés.

Stand-by partners (SBPP)

C’est un élément central d’OCHA et des efforts déployés pour renforcer sa capacité de réponse face aux nouvelles et croissantes urgences humanitaires. Dans un contexte où les demandes pour des fonds limités ne cessent de croître, les organisations Stand-by Partners externes fournissent « gratuitement » des experts de l’humanitaire pour apporter un soutien temporaire aux bureaux locaux. Les SBPPs sont généralement déployés pour une période de 3 à 6 mois. Ce mécanisme n’est pas destiné à être utilisé à long terme.

Ces rosters sont gérés par d'autres organisations (voir SBPP Guide).

Lorsqu'un bureau souhaite soumettre une demande SBP, il doit utiliser le Formulaire SBPP.