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Overview

Open

Contact management covers the production and maintenance of contact lists, as well as email/distribution groups. It is a simple but powerful coordination process for humanitarian response environments where there is a multitude of actors working across a range of clusters/sectors. 

The contact list is usually a public, searchable database of basic contact information for individuals and organizations responding to the emergency. The contact list can help give an overview of the organizational presence and can allow individuals and groups to connect and coordinate. When linked to email/distribution groups, it also allows the dissemination of information and data. Email/distribution groups will often mirror the contact lists or disaggregate lists into multiple groups.

Process

Contact lists can be managed in Excel, Access, and various other software and tools. Some offices are collecting contact information using a Kobo questionnaire. 

Various tools/systems are also available for dissemination, as it relates to contact management. MailChimp is an online distribution tool and Google groups can also be used in conjunction with mailing lists. Many offices simply create email groups in Outlook, based on their contact lists. See the Software page.

The most important component of a contact management system is the process around it. Clear and comprehensive SOPs will help ensure that there are focal points managing contact lists and clear responsibilities for updating lists and email/distribution groups.

Outputs/Resources

Guidance

• Contact Management Guidelines

• Example SOPs for Contact list directory

Templates

• These templates are intended to provide a simple solution that OCHA Contact Management Focal points can use to collect and organize contact information. These include a form and the associated sheet to collect the form replies, to be copied and adapted to various contexts. The templates have been developed both in Office 365 (corporate tool) and Google to allow for flexibility. We recommend choosing the Google-based templates only when Office-based templates cannot be used.

  • Office Form: Simland Operation: Humanitarian Contacts List  and Excel Sheet with replies (accessible to UN accounts only)

  • Google Form: Simland Operation: Humanitarian Contact List and Google Sheet with replies (public)

Best practice

• MailChimp for Contact Management - OCHA Ukraine (2022)

Gestion de contacts

Description

La gestion de contacts concerne la production et la mise à jour des listes de contacts, ainsi que les groupes de diffusion/e-mail. Il s'agit d'un moyen de coordination simple mais puissant pour les opérations humanitaires, où se côtoient une multitude d'acteurs travaillant dans de nombreux groupes/secteurs.

La liste de contacts est généralement publique. C’est une base de données permettant d'effectuer des recherches sur les coordonnées des personnes et des organisations qui répondent à l'urgence. La liste de contacts peut aider à donner un aperçu de la présence des organisations et peut permettre aux individus et aux groupes de se mettre en contact et de se coordonner entre eux. Lorsqu'elles sont reliées à des groupes de diffusion/e-mail, elles permettent également la diffusion de l'information et de données. Les groupes de diffusion/e-mail sont souvent basés sur les listes de contacts ou désagrègent les listes en plusieurs groupes.

Processus

Les listes de contacts peuvent être gérées avec Excel, Access, ainsi que divers autres logiciels et outils. Certains bureaux recueillent les coordonnées de contacts à l'aide d'un questionnaire Kobo.

Divers outils/systèmes sont également disponibles pour la diffusion. MailChimp est un outil de diffusion en ligne. Les groupes Google peuvent aussi être utilisés pour la diffusion. De nombreux bureaux créent simplement des groupes de e-mails dans Outlook, en fonction de leurs listes de contacts. Voir la page Software.

L'élément le plus important d'un système de gestion de contacts est le processus qui l'entoure. Des procédures opérationnelles standard (SOPs) claires et complètes permettent de s'assurer qu'il y a des points focaux qui gèrent les listes de contacts et attribuent les responsabilités pour la mise à jour des listes et des groupes de diffusion/e-mail.

Outputs/Ressources - documents en anglais

Ressources:

• Contact Management Guidelines

• Exemple de SOP pour la gestion d'un répertoire de contacts

Modèles:

• Ces modèles sont destinés à fournir une solution simple que les points focaux de gestion de contacts OCHA peuvent utiliser pour collecter et organiser les contacts. Il s'agit d'un formulaire et de la liste associée pour consolider les réponses au formulaire, à copier et à adapter à différents contextes. Les modèles ont été développés à la fois dans Office 365 (outil d'entreprise) et Google pour permettre plus de flexibilité. Nous vous recommandons de choisir les modèles Google uniquement lorsque les modèles Office 365 ne peuvent pas être utilisés.

• Office Form: Simland Operation: Humanitarian Contacts List  and Excel Sheet with replies (accessible aux comptes ONU uniquement)

• Google Form: Simland Operation: Humanitarian Contact List and Google Sheet with replies (publique)

Meilleures pratiques:

• MailChimp for Contact Management - OCHA Ukraine (2022)

Gestión de contactos

Descripción

La gestión de contactos engloba la elaboración y el mantenimiento de listas de contactos, así como de grupos de correo electrónico/distribución. Se trata de un proceso de coordinación sencillo aunque potente para los entornos de respuesta humanitaria en los cuáles intervienen una serie de clústeres/grupos/sectores.

La lista de contactos puede tanto ayudar a dar una visión general de la presencia de las organizaciones como permitir a los individuos y grupos ponerse en contacto y coordinarse entre sí. Cuando se vincula a grupos de correo electrónico/distribución, también permite la difusión de información y datos. Los grupos de correo electrónico/distrución suelen reflejar las listas de contactos o desglosar las listas en varios grupos.

Proceso

Las listas de contactos pueden gestionarse con Excel, Access, y otros programas y herramientas. Algunas oficinas recopilan datos de contacto mediante un cuestionario Kobo.

Existe también diversas herramientas/ sistemas de difusión. MailChimp es una herramienta de difusion en línea. Los grupos Google también pueden utilizarse para la distribución. Muchas oficinas simplemente crean grupos de correo electrónico en Outlook, según sus listas de contactos. Ver la página Software.

El elemento más importante de un sistema de gestión de contactos es el proceso que lo rodea. Los procedimientos opertivos estándar (SOPs en inglés) claros y comprensibles garantizan la existencia de puntos focales encargados de gestionar las listas de contactos y de asignar responsabilidades en cuanto a la acutalización de las listas y los grupos de difusión/correo electrónico.

Outputs/Recursos - documentos en inglés

Recursos:

• Contact Management Guidelines

• Ejemplo de SOP para la gestión del directorio de contactos

Plantillas:

• Dichas plantillas están pensadas para ofrecer una solución sencilla mediantes las cuales los puntos focales de la gestión de contactos OCHA puedan recopilar y organizar la información de los contactos. Incluyen un formulario y una lista asociada para consolidar las respuestas al formulario, que pueden copiarse y adaptarse a diferentes contextos. Las plantillas se han desarollado tanto en Office 365 (herramienta empresarial) como en Google para permitir una mayor flexibilidad. Le recomendamos elegir las plantillas de Google únicamente cuando no se puedan utilizar las plantillas de Office 365.

• Office Form: Simland Operation: Humanitarian Contacts List y Excel Sheet with replies (accesible a las cuentas ONU sólo)

• Google Form: Simland Operation: Humanitarian Contact List y Google Sheet with replies (libre de acceso)

Prácticas recomendadas:

• MailChimp for Contact Management - OCHA Ukraine (2022)