Hardware and Software Procurement

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Last updated: Aug 16, 2022 by FIS

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Overview

All OCHA staff have access to the OCHA Global Office (OCHA GO) suite of Microsoft 365 Products (Access, Excel, Onenote, Outlook, Powerpoint, Word, Skype for Business, and a 1TB storage on OneDrive for Business). Additionally, each OCHA office can have a 1TB shared drive to manage office data through Microsoft SharePoint called team site. However, an IM unit needs additional software to process, analyze, and disseminate information. The list of tools normally used for an IMU can be found under the tools section in this toolbox

Procedure for Procurement of Hardware and Software

  • ICT equipment catalogue which lists all OCHA-supported products, including pricing and specifications.

  • To procure esri products (ArcGIS) please see the esri ArcGIS page in the toolbox. ESRI Emergency ArcGIS License: OCHA and ESRI have an agreement whereby a country office may benefit from obtaining free licenses up to six months under ESRI’s disaster response programme. 

  • Adobe Creative Suite: Photoshop, InDesign, Illustrator Draw, Illustrator. OCHA offices should make a request as per guidance on OCHA hub under the section Adobe Licences .

  • Tableau: Tableau Public and Reader are free. Tableau Desktop and Server require a license. The HDX / Centre for Humanitarian Data team has obtained a limited number of Tableau Desktop licenses from the Tableau Foundation.

  • PowerBI: Microsoft Power BI is part of OCHA GO and all OCHA staff are Power BI users. Therefore they can publish to the web and the consumers of the published report (the readers, viewers) do not need to be Power BI users. Also, there are two licenses for Power BI, Power BI Pro, and Power BI Premium. The differences between Free, Pro, and Premium users are centered around sharing and collaboration.  OCHA staff can request a Power Bi Pro license by going to the OCHA 365 Learning Centre

Software Requirements

Based on discussions in the first meeting of the IM global functional team the following software was seen as necessary for all OCHA offices:

  • ArcGIS v10.5 Standard

    • ArcGIS Advanced one license only per office if needed

  • Adobe Suite

    • Acrobat Pro 

    • Illustrator

    • InDesign

    • Photoshop

  • Mail Chimp

Discussions are underway to determine the best approach to ensuring that all OCHA field offices have the necessary software at reasonable corporate rates.

Acquisitions de matériel et de logiciels

Description

Tout le personnel d’OCHA a accès au Pack Microsoft 365 de « OCHA Global Office – OCHA GO » (Access, Excel, Onenote, Outlook, PowerPoint, Word, Skype Business, et un stockage de 1 To sur OneDrive for Business). De plus, chaque bureau OCHA dispose d’un espace de stockage partagé de 1 To pour gérer les données du bureau via Microsoft SharePoint, appelé « Team Site ».

Néanmoins, une unité IM a besoin de logiciels supplémentaires pour traiter, analyser et diffuser l’information. Dans cette section du Toolbox, vous trouverez la liste des outils utilisés généralement par une IMU.

Procédure d’acquisition du matériel et des logiciels (hardware & software)

  • ICT equipment catalogue

  • Pour plus de détails sur la procédure d’acquisition des produits esri (ArcGIS) veuillez consulter la page esri ArcGIS de ce Toolbox.

  • Adobe Creative Suite: Photoshop, InDesign, Illustrator Draw, Illustrator. Les bureaux OCHA doivent en faire la demande conformément aux directives, vous les trouverez sur OCHAnet dans la section Abode Licences.

  • Tableau : Tableau Public et Reader sont gratuits.

  • Tableau Desktop et Server nécessitent une licence. L’équipe HDX/Centre de données Humanitaires (CDH) a obtenu par la Fondation Tableau, un nombre limité de licences de « Tableau Desktop ».

  • PowerBI : Microsoft PowerBI fait partit du pack OCHA GO et tous les membres du personnel d’OCHA sont des utilisateurs de PowerBI. Par conséquent, ils peuvent publier sur le net ; les consommateurs (lecteurs, « spectateurs ») n’ont pas besoin d’être reconnus comme utilisateurs de PowerBI.

  • Il existe deux types de licence pour PowerBI : la licence PowerBI pro et la licence PowerBI Premium. Pour les utilisateurs,  les principales différences entre PowerBI gratuit, pro et premium sont le partage et la collaboration.

Exigences en matière de logiciels

Lors de la première réunion avec l’équipe fonctionnelle globale de gestion de l’information (GIFT) il a été établi que les logiciels suivants sont nécessaires à tous les bureaux OCHA :

  • ArcGIS v10.5 Standard

    • ArcGIS Advanced (une licence par bureau si nécessaire)

  • Adobe Suite

    • Acrobat Pro

    • Illustrator

    • InDesign

    • Photoshop

  • Mail Chimp

Des discutions sont en cours en vue afin d’établir la meilleure approche pour s’assurer que tous les bureaux OCHA de terrain disposent des logiciels nécessaires à des prix raisonnables.