File and Dataset Management

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Last updated: May 11, 2023 by FIS

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Overview

Knowledge management is a key function of each and every OCHA office. The ability to store and retrieve files and documents easily and quickly is extremely important. In this section you will find information on: setting up the IMU folder structure, file naming convention, metadata, and best practices from country offices.

Process

The purpose of the following is to provide a set of clear procedures and data structures that can support the varied uses of datasets within OCHA.  In order to be considered, a given practice must help OCHA meet the following criteria:

  • Predictability of data filing:  new staff should be able to easily locate a given dataset

  • Archiving: out of date data sets are retained but do not clutter the file system

  • Ease of updating map products:  updating data sets should not break documents that link to them

  • Off-site duplication of data:  when ‘official’ backup systems are not in place, it must be easy to synchronize data to other locations

  • Flexibility to work quickly:  during emergency responses good data management supports the need to work quickly while maintaining sufficient order in the filing system to allow new staff to easily assume their duties

  • Interoperability:  the file formats and data structures must support data sharing with other members of the humanitarian community

  • Fulfil mandated roles:  OCHA has been mandated to be the guardian of the Common Operational Datasets.  Any best practice must allow OCHA to fulfil that duty.

  • Respect data confidentiality and security:  data management strategies must ensure that sensitive data are kept secure

Guidance

Examples

Gestion des fichiers et des ensembles de données

Description

Cette page expose les grandes lignes des meilleures pratiques recommandées pour la gestion, le stockage et la diffusion des ensembles de données, des produits d’information et des dossiers connexes au Bureau de la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA). Ces meilleures pratiques ont été définies et se basent sur les observations de plusieurs Bureaux Pays et Bureaux régionaux mais également, sur les meilleures pratiques définies sur la base des meilleures pratiques d’autres agences des Nations Unies.

L’objectif des paragraphes qui suivent est de fournir un ensemble procédures et de structures de données claires qui peuvent appuyer les diverses utilisations des ensembles de données au sein d’OCHA. Pour être prise en considération, une pratique (donnée) doit aider OCHA à remplir les conditions suivantes : 

  • Prévisibilité de l’archivage des données : les nouveaux membres du personnel doivent être en mesure de localiser/trouver facilement un ensemble de données donné.

  • Archivage : les ensembles de données obsolètes doivent être conservés mais ne doivent pas encombrer le système de fichiers.

  • Facilité de mise à jour des produits cartographiques : la mise à jour des ensembles de données ne doit pas briser les documents qui y sont liés.

  • Duplication hors-site des données : Si les systèmes de sauvegarde « officiels » ne sont pas en place, il est impératif que les données puissent être synchronisées facilement avec d’autres sites.

  • Flexibilité permettant de travailler rapidement : pendant les interventions d’urgence, la gestion de données doit répondre au besoin de travailler rapidement, tout en respectant un certain ordre dans le système de classification des fichiers pour permettre aux nouveaux membres du personnel d’assumer facilement leurs fonctions.

  • Interopérabilité : les formats de fichiers et les structures de données doivent permettre le partage des données avec les autres membres de la communauté humanitaire.

  • Remplir les rôles qui lui sont confiés : OCHA a été mandaté pour être le gardien des ensembles de données opérationnelles communes (CODs). Toute pratique exemplaire/meilleure pratique doit permettre à OCHA de remplir cette obligation.

  • Respecter la confidentialité et la sécurité des données : dans la mesure du possible, les stratégies de gestion de données doivent garantir la sécurité des données sensibles/confidentielles.

Ressources - documents en anglais

Exemples