Coordinated Data Scramble

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Coordinated Data Scramble



When disaster strikes, what is the best way to collect and make sense of the information? How do we transform the information overload of the 21st century into a solution that amplifies emergency response coordination and informs decision-making, rather than cluttering it?

The Coordinated Data Scramble helps to establish common situational awareness through procedures designed to improve data sharing in case of an emergency. It is about establishing a digital collaboration space to facilitate:

  • Community building and open collaboration – enabling open, immediate, and dynamic conversations during emergency response, using tools such as Skype and Slack.

  • Effective use of tools to support collaboration – such as Google Spreadsheets and Trello

CDS also calls for pre-emergency planning and collaboration to help to identify emergency situations:

  • Who are the decision makers?

  • What are the key questions that decision-makers need to answer?

  • What data (and analysis techniques) are needed to help clarify the answers to these questions?

  • What tools and techniques can be used to monitor the availability of information in real time and to improve access to this information?

When to use Coordinated Data Scramble?

Coordinated Data Scramble can be activated just before and just after an emergency event. To be most effective, it requires internet connectivity, but some components of the work could be done offline.

The CDS will be more effective if the work to determine who should be involved, what tools should be used, what should be the priority activities, etc. are done before an emergency.

Who to involve?

  • CDS is designed to be open and cooperative, therefore there is no fixed group of people who need to be involved. However, it will work more efficiently if it involves on-site and remote stakeholders, including representatives of all United Nations, NGOs, and local stakeholders.

                                                             

Steps to complete a CDS

Step

Details

Advices

1. Identify a collaborative communication platform

A common communication platform will be needed to serve as the focal point for coordinating CDS activities.

Skype or Slack have proven to be immensely helpful in previous emergencies. Verify that in-country stakeholders are happy with the use.
The chosen platform must allow the addition of multiple participants and allow instant communication, as well as keeping the chat history.

2. Create a group on the chosen platform

Form a group on the chosen platform and invite a few key in-country and remote stakeholders to join the chosen platform.

The idea is that: people are added to the platform/group by existing members, as their participation is beneficial to the process of improving data and information sharing.

3. Decide what other tools will be needed to facilitate collaboration.

Things to consider at this stage are:

  • How to follow up on what has been discussed and shared?

  • How will members know which group is?

  • How do you stay focused on the most urgent and important tasks?

In previous emergencies, Google spreadsheets have been used to create a contact list with all members of the group and to produce "daily summaries" of key information that has been communicated during the day.

Trello cards were used to track data needs, data analysis activities, and data availability.

 

Toolkit

  • Trello Board Template : This database has been pre-filled with twenty-five priority data sets and tasks to complete for each of these data sets. Please make a copy/upload the document for each new emergency.

  • Coordination Spreadsheet Template : This is a spreadsheet template that can be used to help summarize important information shared via instant messaging platforms. Make a copy/upload the document for each new emergency.

Resources

Haiti Case Study (Hurricane Matthew)

A digital collaboration space has been set up to facilitate the coordinated data scramble for the humanitarian response to Hurricane Matthew, and to assist in the production of the Haiti Flash Appeal. The following tools were used:

  • Skype was used for instant messaging

  • A google spreadsheet was used for the compilation:

o daily summaries of conversations

o a contact list of participants

o Collaborative key datasets

  • A Trello Board has been established to manage the flow of coordinated data scramble.

There were three digital coordinators dedicated to maintaining these tools and keeping the focus on producing the Haiti Flash Appeal.

Representatives from HDX (for curating public datasets) and http://humanitarianresponse.info (for curating products) were on skype, to ensure that all data and products were properly curated. The diagram below shows the flow of Coordinated Data Scramble from Skype chats, to data sharing on HDX, to information kept on the Trello board.

The Hurricane Matthew Map Filter was created to improve access to emergency maps, and map analysis was created to show in near real time which datasets and information needs were being met through the sharing maps.

An information visualization shared through the Hurricane Matthew Skype group (link to come)

Coordinated Data Scramble



Lorsqu'un désastre survient, quelle est la meilleure façon de recueillir et de donner un sens à l'information ? Comment transformer la surabondance d'information du XXIe siècle en une solution qui amplifie la coordination des interventions d'urgence et éclaire la prise de décision, plutôt que de l'encombrer ?

Le Coordinated Data Scramble aide à établir une connaissance commune de la situation grâce à des procédures conçues pour améliorer le partage des données en cas d'urgence.  Il s'agit d'établir un espace de collaboration numérique pour faciliter :

  • Renforcement de la communauté et collaboration ouverte - permettant des conversations ouvertes, immédiates et dynamiques pendant les interventions d'urgence, à l'aide d'outils tels que Skype et Slack.

  • Utilisation efficace d'outils pour soutenir la collaboration - tels que Google Spreadsheets et Trello

Le CDS fait également appel à la planification et à la collaboration avant l'urgence pour aider à identifier les situations d'urgence :

  • Qui sont les décideurs ?

  • Quelles sont les questions clés auxquelles les décideurs ont besoin de répondre ?

  • Quelles données (et techniques d'analyse) sont nécessaires pour aider à éclairer les réponses à ces questions ?

  • Quels outils et techniques peuvent être utilisés pour surveiller la disponibilité de l'information en temps réel et pour améliorer l'accès à cette information ?

Quand utiliser le Coordinated Data Scramble ?

Le Coordinated Data Scramble  peut être activé juste avant et juste après un événement d'urgence.  Pour être le plus efficace possible, il nécessite une connectivité Internet, mais certaines composantes du travail pourraient être effectuées sans connexion.

Le CDS sera plus efficace si les travaux pour déterminer qui devrait être impliqué, quels outils devraient être utilisés, quelles devraient être les activités prioritaires, etc. sont effectués avant une situation d'urgence.

Qui impliquer ?

Le CDS est conçu pour être ouvert et coopératif, par conséquent, il n’existe pas de groupe fixe de personnes qui ont besoin d'être impliquées. Cependant, il fonctionnera plus efficacement s'il associe des intervenants sur place et à distance, associés des représentants de tous Nations Unies, ONG et des intervenants locaux.

                                                             

Étapes pour mener à bien un CDS

Étape

Détail de l’étape

Conseils

  1. Identifiez une plateforme de communication collaborative

Une plate-forme de communication commune sera nécessaire pour servir de point focal pour la coordination des activités de CDS.

Skype ou Slack se sont avérés très utiles dans les situations d'urgence précédentes.  Vérifiez que les intervenants dans le pays soient satisfaits de l'utilisation.

La plate-forme choisie doit permettre l'ajout de plusieurs participants et permettre une communication instantanée, ainsi que la conservation de l'historique des chats.

 2. Créez un groupe sur la plateforme choisie

Constituez un groupe sur la plate-forme choisie et invitez quelques intervenants clés dans le pays et à distance à rejoindre la plate-forme choisie.

L'idée est que: les personnes soient ajoutées à la plateforme/au groupe par les membres existants, et ce, au fur et à mesure que leur participation est bénéfique au processus d'amélioration du partage des données et de l'information.

3. Décidez quels autres outils seront nécessaires pour faciliter la collaboration.

Les éléments à prendre en compte à ce stade sont les suivants :

  • Comment faire le suivi de ce qui a été discuté et partagé ?

  • Comment les membres sauront quel est le groupe ?

  • Comment rester concentré sur les tâches les plus urgentes et les plus importantes ?

Dans les situations d'urgence précédentes, des feuilles de calcul Google ont été utilisées pour créer une liste de contacts avec tous les membres du groupe et pour produire des " résumés quotidiens " des informations clés qui ont été communiquées pendant la journée.

Les cartes Trello ont été utilisées pour suivre les besoins en données, les activités d'analyse des données et la disponibilité des données.

Toolkit

  • Template du Trello Board : cette base de données a été préremplie de 25 ensembles de données prioritaires et des tâches à effectuer pour chacun de ces ensembles de données.  Veuillez en faire une copie/télécharger le document pour chaque nouvelle urgence.

  • Template de tableur pour la coordination : il s'agit d'un modèle de tableur qui peut être utilisé pour aider à résumer les informations importantes partagées via les plateformes de messagerie instantanée.  Faites-en une copie/télécharger le document pour chaque nouvelle urgence.

Ressources

Étude de cas sur Haïti (ouragan Matthew)

Un espace de collaboration numérique a été mis en place pour faciliter le coordinated data scramble pour la réponse humanitaire à l'ouragan Matthew, et pour aider à la production de l'Appel Flash d’Haïti.  Les outils suivants ont été utilisés :

  • Skype a été utilisé pour la messagerie instantanée

  • Une feuille de calcul google a été utilisée pour la compilation :

    • des résumés quotidiens des conversations

    • une liste de contacts des participants

    • ensembles de données clés collaboratives

  • Un Trello Board a été établi pour gérer le flux du coordinated data scramble.

Il y avait trois coordinateurs digitaux dédiés au maintien de ces outils et au maintien la concentration sur la production de l'Appel Flash d’Haïti.

Des représentants de HDX (pour la conservation des ensembles de données publiques) et de humanitarianresponse.info (pour les curating products) étaient sur skype, pour s'assurer que toutes les données et tous les produits étaient conservés correctement.  Le diagramme ci-dessous montre le flux de Coordinated Data Scramble depuis les discussions en ligne Skype jusqu'au partage des données sur HDX, en passant par les informations conservées sur la carte Trello.

Le filtre cartographique de l'Ouragan Matthew a été créé pour améliorer l'accès aux cartes d'urgence, et l'analyse cartographique a été créée pour montrer en temps quasi réel quels ensembles de données et quels besoins d'information étaient satisfaits grâce au partage des cartes.

Une visualisation de l'information partagée par l’intermédiaire du groupe Skype l’Ouragan Matthew (lien à venir)