Information Management Working Group/Network

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Last updated: Jan 21, 2022 by FIS
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Overview

OCHA convenes an Information Management Working Group (IMWG), which is an inter-agency working group on information management for humanitarian organizations at the global level. This working group is replicated at the country level and serves as the forum for strategic and technical discussions and collaboration on information issues relating to humanitarian response and preparedness.

OCHA convenes the information management working group to support the work of the Humanitarian or Resident Coordinator, and the efforts of the Humanitarian Country Team to deliver humanitarian assistance.

Each information management working group faces context-specific challenges, and must, therefore, develop its own terms of reference in collaboration with all members. The working groups usually focus on the themes of data standards, general information coordination around assessments, Common Operational Datasets, indicators, maps, web platforms, and information sharing protocols.

Working group membership is defined at a country level. Cluster/sector IMOs and IMOs of sub-clusters/sectors and other areas of responsibilities are the most frequent members. Membership can also be encouraged among all members of the Inter-Agency Standing Committee (IASC). Government and host nation civil society groups such as national NGOs can be encouraged to participate depending on the agreed terms of reference.

According to the Inter-Cluster Coordination Group (ICCG) Terms of Reference, the chairperson of the IMWG is a member of the ICCG. Even though not formalized in any guidance, it is also a good practice to have the ICCG represented in the IMWG.

Process

The IMWG will adopt terms of reference and a work plan.

At a minimum, the information management working group will hold periodic discussions and produce endorsed minutes and action points. 

The IMWG may decide to form sub-groups on specific topics, either permanently or on an ad hoc basis. These could include a sub-group on GIS, for example, to focus on Common Operational Datasets (see the page on CODs under the Preparedness section for more details).

Outputs/Resources

The information management working group may choose to create and disseminate the following products:

  • Inter-cluster information management coordination structures

  • Agreed humanitarian indicators 

  • Common Operational Datasets

  • Data sharing mechanisms and schedules

  • Interagency assessment coordination and support

  • Maps and visual displays of information

  • Contact lists and Who does What, Where products

IASC Operational Guidance on responsibilities of cluster/sector leads and OCHA in information management (2008) - This document will guide IMOs in understanding their roles and responsibilities in an operation and can be a good starting point for an IMWG to draft its terms of reference, and as an introduction to new members:

Information Management Working Group Terms of References:

Humanitarian Country Team and Inter-Cluster Coordination Group Terms of References

Examples of IMWG and Network Terms of References:

Examples of guidance and templates:

Réseau/Groupe de gestion de l’information

Description

OCHA organise et se réunit avec le Groupe de gestion de l’information (IMWG). L'IMWG est un groupe de travail inter-organisations sur la gestion de l'information pour les organisations humanitaires, au niveau global. Ce groupe de travail est répliqué au niveau national et sert de forum pour les discussions stratégiques et techniques ainsi que la collaboration sur les questions d'information relatives aux interventions et à la préparation humanitaire.

OCHA réunit le Groupe de gestion de l’information pour appuyer le travail du Coordonnateur Résident ou Humanitaire, ainsi que les efforts de l'Équipe Humanitaire de Pays pour fournir l'aide humanitaire.

Chaque Groupe de gestion de l’information fait face à des défis contextuels et doit donc élaborer ses propres termes de références en collaboration avec tous ses membres. Les groupes de travail se concentrent généralement sur les thèmes des normes de données, de la coordination générale de l'information autour des évaluations, des ensembles de données opérationnelles communes, des indicateurs, des cartes, des plateformes Web et des protocoles de partage d'information.

La composition des groupes de travail est définie au niveau national. Les membres les plus fréquents sont les IMOs Cluster/secteur, de même pour IMOs sub-cluster/sector et d’autres domaines de responsabilité. La participation de tous les membres du Comité permanent inter-organisations (IASC) peut également être encouragée. Les groupes de société civile du gouvernement et du pays hôte, tels que les ONG nationales, peuvent être encouragés à participer en fonction des termes de références convenus.

Selon les Termes de Références du Groupe de Coordination Inter-Clusters (ICCG), le président de l’IMWG est membre du ICCG. De plus, même s'il cela n'est formalisé dans aucune directive : une bonne pratique est d'avoir une représentation du ICCG au sein de l’IMWG.

Processus

L’IMWG adopte des termes de références et un plan de travail.

Le Groupe de gestion de l’information tiendra des réunions périodiques, et produira des compte rendus (Minutes) avec les points d'actions approuvés durant la réunion.

L’IMWG peut faire le choix de former, de façon permanente ou ponctuelle des sous-groupes sur des sujets ou thèmes particuliers. Ces derniers peuvent, par exemple, inclurent un sous-groupe GIS travaillant sur les ensembles de données opérationnelles communes (pour plus de détails, veuillez consulter la page des CODs qui se trouvent dans la section Préparation).

Outputs/Ressources - documents en anglais

Le Groupe de gestion de l’information peut choisir de créer et de diffuser les produits suivants :

  • Structures de coordination de gestion de l'information inter-cluster

  • Indicateurs humanitaires établis

  • Ensembles de données opérationnelles communes

  • Mécanismes et calendriers de partage des données

  • Évaluation inter-agences d’appui et de coordination

  • Cartes et affichage visuel de l'information

  • Listes de contacts et les produits Who does What, Where (« Qui fait Quoi, où ? »)

Les Directives opérationnelles du IASC sur les responsabilités des chefs de file cluster/secteur et d’OCHA dans la gestion de l'information (2008) - Ce document a pour but de guider les IMOs à mieux comprendre leurs rôles et responsabilités dans une opération. Il peut servir de base à un IMWG pour rédiger ses termes de référence ou comme introduction aux nouveaux membres :

Termes de référence du Groupe de gestion de l’information (IMWG) :

Termes de référence Équipe Humanitaire de Pays et Groupe de Coordination Inter-Cluster

Exemples de termes de référence de l’IMWG et du réseau :

Exemples de directives et de templates :