IM Process

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Overview


This is where data elements are transformed into information and knowledge and then into action.  The recommended information management process has six steps:

Plan


The identification of the core information set that is needed for effective decision-making starts here.  This stage should involve strategic decision makers setting the direction and identifying exactly what information is needed.  Available resources and time are critical elements, in a sudden onset the information needs might be very different than in a complex emergency.

Collect


Using the strategic direction given in the planning stage collection involves review the time and resources and determining the appropriate methodology.  Secondary data often is a good starting point with primary data collection efforts taking the longest and requiring more resources.  Normally (but not always!) OCHA IMOs engage in the collection of secondary data and cluster IMOs are responsible for primary data collection. 

Process


Consists primarily of transforming raw data into a format that can be used for analysis. It is a time-intensive activity involving cleaning and organizing the collected data.  The true quality of the data often becomes apparent in this step.  Information management officers are often the first people to scrutinize the data and can help in the determination of quality and usability. 

Analyse


Normally carried out on two levels;

  1.  basic statistical or spatial analysis using charts, graphs or maps to display basic information and

  2. adding background, contextual or technical expertise

In addition to information management officers, subject matter experts should be involved in the analysis step.  Going back to the planning step ask if the collected data can provide the needed answers.  Be clear on the limitations of the data.

Communicate


Depending on the intended audience communication of the analyzed data (now information) can take the form of reports, maps, or charts.  It can be shared via the web or on paper and the underlying data can be shared as tables.  Take care to consider the sensitivity of the data.

Feedback


An often forgotten step.  After completing the process stop and review, did decision-makers have the information needed to make critical decisions?  If repeated how could the process be improved on streamlined?

Processus de gestion de l’information = Processus IM



Description


C’est le moment où les éléments de données sont transformés en informations et en connaissances, puis en actions. Le processus IM recommandé est constitué de six étapes :

Directive


Explorer la coordination dans les clusters humanitaires - Document en anglais (Exploring coordination in humanitarian clusters)



Planification 


L’identification de l’ensemble d’information de base nécessaire pour une prise de décision efficace commence ici.

A cette étape, les décideurs stratégiques doivent établir l’orientation et déterminer précisément l’information dont ils ont besoin. Les ressources et le temps disponibles sont des éléments essentiels, car les besoins d’information peuvent être très différents selon s’il s’agit d’une urgence soudaine ou d’une situation d’urgence complexe.

Collecter


Dans le cadre de l’orientation stratégique établit à l’étape antérieure (de planification), il est nécessaire d’examiner le temps et les ressources disponibles et déterminer la méthodologie appropriée. Les données secondaires constituent généralement un bon point de départ, car la collecte de données primaires est plus longue et nécessite plus de ressources. Normalement (mais pas toujours !) les IMOs d’OCHA s’occupent de la collecte des données secondaires et les IMOs Clusters sont responsables de la collecte de données primaires.

Garder/Conserver


Cette étape consiste principalement à transformer les données brutes en un format pouvant être utilisé pour l’analyse. C’est une activité qui demande beaucoup de temps, elle comprend le nettoyage et l’organisation des données recueillies. C’est généralement lors de cette étape que la qualité des données ressort. Les IMOs sont souvent les premiers à examiner minutieusement les données, ils peuvent donc aider à déterminer la qualité et la maniabilité de ces dernières.

Analyser


L’analyse s’effectue généralement à deux niveaux :

  1. Analyse statistique ou spatiale, en utilisant des diagrammes, des graphiques ou des cartes pour afficher les informations de base.

  2. Ajout de l’expertise contextuelle ou technique.

En plus des IMOs, d’autres experts en la matière doivent être impliqués et participer à cette étape d’analyse. En revenant à l’étape de planification, demandez-vous si les données recueillies peuvent fournir les réponses nécessaires. Soyez clair sur les limites des données.

Communiquer


La communication des données analysées (qui sont à cette étape devenues des informations) peut prendre plusieurs formes tel que des cartes, des graphiques ou encore des rapports, selon le public visé. Elles peuvent être partagées en version numérique (via internet) ou en version papier et les données sous-jacentes peuvent être partagées sous forme de tableaux. N’oubliez pas de tenir compte de la sensibilité des données.

Feedback


Cette étape est souvent oubliée. Après avoir terminé le processus d’examen, prenez le temps de passer en revue : est-ce que les décideurs disposent de l’information nécessaire pour faire face à des décisions capitales? Si cela se répète, comment peut-on améliorer le processus en le rationnalisant?