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Coordinated Data Scramble
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When disaster strikes, what is the best way to collect and make sense of the information? How do we transform the information overload of the 21st century into a solution that amplifies emergency response coordination and informs decision-making, rather than cluttering it?
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Steps to complete a CDS
Step | Details | Advices |
1. Identify a collaborative communication platform | A common communication platform will be needed to serve as the focal point for coordinating CDS activities. | Skype or Slack have proven to be immensely helpful in previous emergencies. Verify that in-country stakeholders are happy with the use. |
2. Create a group on the chosen platform | Form a group on the chosen platform and invite a few key in-country and remote stakeholders to join the chosen platform. | The idea is that: people are added to the platform/group by existing members, as their participation is beneficial to the process of improving data and information sharing. |
3. Decide what other tools will be needed to facilitate collaboration. | Things to consider at this stage are:
| In previous emergencies, Google spreadsheets have been used to create a contact list with all members of the group and to produce "daily summaries" of key information that has been communicated during the day. Trello cards were used to track data needs, data analysis activities, and data availability. |
Toolkit
Trello Board Template : This database has been pre-filled with twenty-five priority data sets and tasks to complete for each of these data sets. Please make a copy/upload the document for each new emergency.
Coordination Spreadsheet Template : This is a spreadsheet template that can be used to help summarize important information shared via instant messaging platforms. Make a copy/upload the document for each new emergency.
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Representatives from HDX (for curating public datasets) and http://humanitarianresponseHumanitarianResponse.info (for curating products) were on skype, to ensure that all data and products were properly curated. The diagram below shows the flow of Coordinated Data Scramble from Skype chats, to data sharing on HDX, to information kept on the Trello board.
The Hurricane Matthew Map Filter was created to improve access to emergency maps, and map analysis was created to show in near real time which datasets and information needs were being met through the sharing maps.
An information visualization shared through the Hurricane Matthew Skype group (link to come)
Coordinated Data Scramble
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Lorsqu'un désastre survient, quelle est la meilleure façon de recueillir et de donner un sens à l'information ? Comment transformer la surabondance d'information du XXIe siècle en une solution qui amplifie la coordination des interventions d'urgence et éclaire la prise de décision, plutôt que de l'encombrer ?
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Étapes pour mener à bien un CDS
Étape | Détail de l’étape | Conseils |
| Une plate-forme de communication commune sera nécessaire pour servir de point focal pour la coordination des activités de CDS. | Skype ou Slack se sont avérés très utiles dans les situations d'urgence précédentes. Vérifiez que les intervenants dans le pays soient satisfaits de l'utilisation. La plate-forme choisie doit permettre l'ajout de plusieurs participants et permettre une communication instantanée, ainsi que la conservation de l'historique des chats. |
2. Créez un groupe sur la plateforme choisie | Constituez un groupe sur la plate-forme choisie et invitez quelques intervenants clés dans le pays et à distance à rejoindre la plate-forme choisie. | L'idée est que: les personnes soient ajoutées à la plateforme/au groupe par les membres existants, et ce, au fur et à mesure que leur participation est bénéfique au processus d'amélioration du partage des données et de l'information. |
3. Décidez quels autres outils seront nécessaires pour faciliter la collaboration. | Les éléments à prendre en compte à ce stade sont les suivants :
| Dans les situations d'urgence précédentes, des feuilles de calcul Google ont été utilisées pour créer une liste de contacts avec tous les membres du groupe et pour produire des " résumés quotidiens " des informations clés qui ont été communiquées pendant la journée. Les cartes Trello ont été utilisées pour suivre les besoins en données, les activités d'analyse des données et la disponibilité des données. |
Toolkit
Template du Trello Board : cette base de données a été préremplie de 25 ensembles de données prioritaires et des tâches à effectuer pour chacun de ces ensembles de données. Veuillez en faire une copie/télécharger le document pour chaque nouvelle urgence.
Template de tableur pour la coordination : il s'agit d'un modèle de tableur qui peut être utilisé pour aider à résumer les informations importantes partagées via les plateformes de messagerie instantanée. Faites-en une copie/télécharger le document pour chaque nouvelle urgence.
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Le filtre cartographique de l'Ouragan Matthew a été créé pour améliorer l'accès aux cartes d'urgence, et l'analyse cartographique a été créée pour montrer en temps quasi réel quels ensembles de données et quels besoins d'information étaient satisfaits grâce au partage des cartes.
Une visualisation de l'information partagée par l’intermédiaire du groupe Skype l’Ouragan Matthew (lien à venir)