...
...
...
...
...
Version en français disponible en bas de page &Versión en español disponible más abajo
...
Overview
...
Contact management covers the production and maintenance of contact lists, as well as email/distribution groups. It is a simple but powerful coordination process for humanitarian response environments where there is a multitude of actors working across a range of clusters/sectors.
...
These templates are intended to provide a simple solution that OCHA Contact Management Focal points can use to collect and organize contact information. These include a form and the associated sheet to collect the form replies, to be copied and adapted to various contexts. The templates have been developed both in Office 365 (corporate tool) and Google to allow for flexibility. We recommend choosing the Google-based templates only when Office-based templates cannot be used.
Office Form: Simland Operation: Humanitarian Contacts List and Excel Sheet with replies (accessible to UN accounts only)
Google Form: Simland Operation: Humanitarian Contact List and Google Sheet with replies (public)
...
Gestion de contacts
Description
...
La gestion de contacts concerne la production et la mise à jour des listes de contacts, ainsi que les groupes de diffusion/e-mail. Il s'agit d'un moyen de coordination simple mais puissant pour les opérations humanitaires, où se côtoient une multitude d'acteurs travaillant dans de nombreux groupes/secteurs.
...
Ces modèles sont destinés à fournir une solution simple que les points focaux de gestion de contacts OCHA peuvent utiliser pour collecter et organiser les contacts. Il s'agit d'un formulaire et de la liste associée pour consolider les réponses au formulaire, à copier et à adapter à différents contextes. Les modèles ont été développés à la fois dans Office 365 (outil d'entreprise) et Google pour permettre plus de flexibilité. Nous vous recommandons de choisir les modèles Google uniquement lorsque les modèles Office 365 ne peuvent pas être utilisés.
Office Form: Simland Operation: Humanitarian Contacts List and Excel Sheet with replies (accessible aux comptes ONU uniquement)
Google Form: Simland Operation: Humanitarian Contact List and Google Sheet with replies (publique)
...
Gestión de contactos
Descripción
...
La gestión de contactos engloba la elaboración y el mantenimiento de listas de contactos, así como de grupos de correo electrónico/distribución. Se trata de un proceso de coordinación sencillo aunque potente para los entornos de respuesta humanitaria en los cuáles intervienen una serie de clústeres/grupos/sectores.
La lista de contactos puede tanto ayudar a dar una visión general de la presencia de las organizaciones como permitir a los individuos y grupos ponerse en contacto y coordinarse entre sí. Cuando se vincula a grupos de correo electrónico/distribución, también permite la difusión de información y datos. Los grupos de correo electrónico/distrución suelen reflejar las listas de contactos o desglosar las listas en varios grupos.
Proceso
...
Las listas de contactos pueden gestionarse con Excel, Access, y otros programas y herramientas. Algunas oficinas recopilan datos de contacto mediante un cuestionario Kobo.
Existe también diversas herramientas/ sistemas de difusión. MailChimp es una herramienta de difusion en línea. Los grupos Google también pueden utilizarse para la distribución. Muchas oficinas simplemente crean grupos de correo electrónico en Outlook, según sus listas de contactos. Ver la página Software.
El elemento más importante de un sistema de gestión de contactos es el proceso que lo rodea. Los procedimientos opertivos estándar (SOPs en inglés) claros y comprensibles garantizan la existencia de puntos focales encargados de gestionar las listas de contactos y de asignar responsabilidades en cuanto a la acutalización de las listas y los grupos de difusión/correo electrónico.
Outputs/Recursos - documentos en inglés
...
Recursos:
Plantillas:
Dichas plantillas están pensadas para ofrecer una solución sencilla mediantes las cuales los puntos focales de la gestión de contactos OCHA puedan recopilar y organizar la información de los contactos. Incluyen un formulario y una lista asociada para consolidar las respuestas al formulario, que pueden copiarse y adaptarse a diferentes contextos. Las plantillas se han desarollado tanto en Office 365 (herramienta empresarial) como en Google para permitir una mayor flexibilidad. Le recomendamos elegir las plantillas de Google únicamente cuando no se puedan utilizar las plantillas de Office 365.
Office Form: Simland Operation: Humanitarian Contacts List y Excel Sheet with replies (accesible a las cuentas ONU sólo)
Google Form: Simland Operation: Humanitarian Contact List y Google Sheet with replies (libre de acceso)