Guidance Documents

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Overview  


OCHA is fundamentally an information management organization. Our role in the humanitarian system is not to deliver food, shelter, healthcare, or other kinds of direct aid to affected people. Instead, our job is to bring together humanitarian actors to ensure a coherent and coordinated response to emergencies. This task requires our entire organization to engage in gathering, organizing, sharing, analyzing, and communicating information about humanitarian crises.

An OCHA information management officer (IMO) plays a critical role in the enabling our role in the humanitarian system.  As IMOs we need to be aware of core guidance documents.  The challenge is to provide the right information to the right people so better decisions can be made and better outcomes achieved.

Guidance Documents


Essential Reading for OCHA IMOs


Familiarity with these five pieces of guidance will provide an IMO with a solid foundation of the role of information management in an OCHA office and how IM fits within the larger humanitarian context. Collectively, these documents outline a list of IM responsibilities that individual IMOs and IM teams are responsible for in every OCHA office.

  1. Policy Instruction: The Roles and Responsibilities of Country Offices (2010) - If you only read one, read this one!  Although this policy instruction needs to be updated it provides a genuinely useful framework of an OCHA office's five operational priorities (situational awareness, a common approach, a common strategy, monitoring, lessons learned) and the role of IM.  It also includes office size and structure, cost-plans, supervision and internal reporting.

  2. IASC: Operational Guidance on Responsibilities of Clusters/Sectors Leads & OCHA in Information Management (2008) - Perhaps the most important IM-focused guidance document, describing the relationship between OCHA and the clusters, as well as many of the individual tasks IMOs are responsible for.

  3. IASC: Emergency Response Preparedness (ERP) (2015) - Basic framework for county-level preparedness. 

  4. IASC: Humanitarian Programme Cycle (HPC) reference module (2014) - Describes how agencies work together to provide humanitarian relief.

  5. IASC: Common Operational Datasets (COD) (2016-Draft) - Describes the most important baseline datasets with special emphasis on administrative boundaries and baseline population statistics.

  6. IMWG Guidance on Common Operational Datasets (CODs) in Emergency Preparedness and Response -

 

Can you answer these questions?  If not, read the documents 

What are the 5 operational priorities of an OCHA country office?

  1. build a shared situational awareness

  2. build a common approach

  3. build a common strategy and implementation plan

  4. facilitate implementation and monitoring

  5. develop a shared lessons learned

PI on Country Offices

Who is responsible for establishing Information Management Network at the country level?

List the two IM minimum preparedness actions.

Familiarise humanitarian partners with the IASC operational guidance on emergency Information Management

Develop common data preparedness sets (CODs)

List the two "essential enablers" in the humanitarian programme cycle.

Coordination and Information Management. (HPC)

What is the definition of a COD?

Common Operational Datasets (CODs) are authoritative reference datasets needed to support operations and decision-making for all actors in a humanitarian response.


  1. OCHA 2018-21 Strategic Plan - OCHA office and IM units should align their strategy to the OCHA strategy.

  2. GA Resolution 46/182 - GA Resolution 46/182 directly established many cornerstones of humanitarian action including DHA, which became OCHA in 1998. 

  3. Emergency Response in OCHA_2017.pdf - The policy instruction on response describes how OCHA responds to sudden-onset or rapidly deteriorating crises. It includes a timeline of the first hours, days, weeks and months. More recent than the policy instruction on country offices, so more in-line with HPC 

  4. IASC Operational Guidance on Data Responsibility in Humanitarian Action - It is intended to help humanitarian staff, organizations, and their partners practice data responsibility in different response contexts. Partners across the system will implement this Operational Guidance in accordance with their respective mandates and the decisions of their governing bodies.

What year was GA resolution 46/182 signed?

1991

What is an ERTF?

Emergency Response Task Force.  Used primarily for Level 3 emergencies for internal OCHA coordination.

What is Strategic Object 2 for OCHA in the 2018-21 Plan?

"More credible,
comprehensive and evidence-based
situational analysis"

IM Guidance Briefs


Guidance briefs are one-pagers that explain various guidance documents - like cliff notes.



Other




Documents de référence 



Description


OCHA est fondamentalement une organisation de gestion de l’information. Notre rôle dans le système humanitaire n’est pas de fournir des denrées alimentaires, des abris, des soins de santé ni d’autres types d’assistance directe auprès des personnes affectées. Notre travail consiste plutôt à rassembler les acteurs humanitaires afin d’assurer une réponse cohérente et coordonnée aux situations d’urgences. Cette tâche exige l’implication de toute l’organisation pour la collecte, l’organisation, le partage, l’analyse et la communication d’informations concernant les crises humanitaires.

Un IMO OCHA joue un rôle essentiel dans la promotion de notre rôle au sein du système humanitaire. En tant qu’IMOs, nous devons connaître les documents de références essentiels. Le défi consiste à : fournir la bonne information aux bonnes personnes, pour que de meilleures décisions soient prises et par conséquent, que de meilleurs résultats soient obtenus.

Directives


Les lectures incontournables pour les IMOs d’OCHA


Une bonne connaissance de ces cinq documents de référence fournira aux IMOs une solide base de connaissance concernant le rôle de l’IM au sein des bureaux d’OCHA, mais également sur la place de l’IM dans un contexte humanitaire plus large. Globalement, ces documents décrivent la liste de responsabilités assumées par chaque IMO et par chaque équipe IM au sein de chaque bureau d’OCHA.

  1. Instructions : Les Rôles et Responsabilités des Bureaux Pays (2010) – en anglais (Policy Instruction : The Roles and Responsibilities of Country Offices (2010))Si vous n’en lisez qu’un : Lisez celui-ci !
    Bien qu’il nécessite une mise à jour, ce document de référence fournit un cadre utile concernant les cinq priorités opérationnelles d’un bureau OCHA (connaissance de la situation, approche commune, stratégie commune, suivi et enseignements tirés) ainsi que du rôle de l’IM. Il comprend également des informations sur la taille et la structure du bureau, des plans de dépenses, de supervision et des rapports internes.

  2. IASC : Directive opérationnelle sur la responsabilité des Responsables Clusters/Secteurs & OCHA en matière de gestion d’information (2008)IMWG COD Guidance - Part I - Google Docs.pdf– en anglais (Operational Guidance on Responsibilities of Clusters/Sectors Leads & OCHA in Information Management (2008))
    C’est sans doute, le document le plus important sur l’IM ; il décrit la relation entre OCHA et les clusters, ainsi que les diverses tâches individuelles dont les IMOs sont responsables.

  3. IASC : Préparation aux interventions d’urgence (ERP) (2015) – en anglais – (Emergency Response Preparedness (ERP) (2015)) 
    Cadre fondamental pour la préparation au niveau pays.

  4. IASC : Cycle de Programme Humanitaire (HPC) module de référence (2014) – en anglais (Humanitarian Programme Cycle (HPC) reference module (2014)) – Décrit comment les agences travaillent ensemble pour fournir l’assistance humanitaire.

  5. IASC : Données Opérationnelles Communes (COD) (2016 – Ebauche) – en anglais (Common Operational Datasets (COD) (2016-Draft))
    Décrit les ensembles de données les plus importants en mettant tout particulièrement l’accent sur les limites administratives et les statistiques démographiques de base.

 

 

 

 

 

Pouvez-vous répondre à ces questions ? Si non, un peu de lecture s’impose 😊.

Quelles sont les 5 priorités opérationnelles des bureaux pays d’OCHA ?

  1. Construire une connaissance partagée de la situation

  2. Construire une approche commune

  3. Construire une stratégie commune ainsi qu’un plan de mise en œuvre

  4. Faciliter la mise en œuvre et le suivi

  5. Développer et partager les enseignements acquis.

 Instructions sur les Bureaux Pays - (Document en anglais)

Qui est responsable de l’établissement du Groupe de Gestion de l’information (Information Management Network) au niveau pays?

Citez les deux actions de préparation fondamentales pour IM.

Familiariser les partenaires humanitaires avec le IASC Document de référence sur la gestion d’information d’urgence - (Document en anglais)

Développer des ensembles de données de préparation opérationnelles communes (CODs)

Listez deux « facilitateurs essentiels » dans le cycle de programme humanitaire.

Coordination et gestion de l’information - (Document en anglais HPC)

Pouvez-vous définir ce qu’est un COD ?

Les Données Opérationnelles Communes (CODs) sont des ensembles de données faisant autorité, nécessaires à l’appui des opérations et lors de la prise de décision des acteurs impliqués dans une intervention humanitaire.

En quelle année la Résolution 46/182 de l’Assemblée Générale, a-t-elle été signée ?

1991

Lectures recommandées pour les IMOs d’OCHA


  1. Plan Stratégique OCHA 2018-21 – en anglais (OCHA 2018-21 Strategic Plan)
    Le bureau d’OCHA et les Unités d’IM doivent aligner leurs stratégies à celle de OCHA.

  2. Résolution 46/182 de l’Assemblée Générale – (GA Resolution 46/182)
    La résolution 46/182 de l’Assemblée Générale établit les nombreuses pierres angulaires de l’action humanitaire et notamment du Département des Affaires Humanitaires (DHA), devenu OCHA en 1998.

  3. Interventions d’urgence dans OCHA_2017.pdf – en anglais (Emergency Response in OCHA_2017)
    Les Instructions concernant la réponse décrivent comment OCHA réponds aux crises soudaines ou qui s’aggravent rapidement. Elles comprennent une chronologie détaillée des étapes à suivre lors des premières heures, jours, semaines et mois qui suivent l’apparition d’une urgence. Ce document est plus récent que les « Instructions – (Policy Instructions) », il est donc plus conforme au HPC.1

Qu’est-ce qu’un ERTF ?

Groupe de travail d’intervention d’urgence. (Emergency Response Task Force – ERTF) Principalement mobilisés pour les urgences de de niveau 3, pour la coordination interne de OCHA.

Quel est le second objectif stratégique de OCHA dans son Plan Stratégique de 2018-21 ?

« Une analyse situationnelle plus crédible, plus compréhensive et basée sur des faits »

Résumés de Directives IM


Ces résumés sont des documents d’une page qui expliquent diverses directives



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